「何してるの？」って聞くことは、まずない

田澤

見ていただきたいのですが、ここにプロジェクトが並んでいるんですけど、これが、ローカルオフィスのプロジェクト。奈良オフィスと北見オフィスのスタッフだけが見ています。こんな風に、普通にメールとして届いているようなんですけれども、スレッド表示にすると、この懸案に対して誰がどう答えているかというのが全部分かって、話の流れが分かる。

このローカルオフィスプロで「新規」や「返信」のメールを出せば、そこにしか行かないし、別のプロジェクトを選択して出せば、そのプロジェクトにしか行かない、という感じですね。自分が送ったものも全部ツリーになりますし、日報もスレッド表示にすると、誰々さんが今日何をしているっていうのが、ここで全部分かって。

佐々木

人ごとになってるということね。

田澤

人ごと、日ごと、ですね。これは週報で、このスタッフの月曜日、火曜日、水曜日、みたいに見ることができるので、私は出張が多くていろんなところに行っていますけれども、今日、奈良の誰々が何をしているか、全部言えます。だから、そういう風に情報を共有することによって、できる限り効率よく仕事ができるようにしよう、と。

佐々木

でも、今の「全部言えます」というのは、メールを読んでいるということですよね。毎日、ものすごい数、受信されるでしょ？

田澤

はい。ただ、個人のメールと、このプロジェクトは、また違うので。たとえば、今みたいに整理されているので、大丈夫です。

佐々木

でも、スタッフ十何人の日報、計画を、田澤さんも読んで把握しているってことですか？

田澤

そうですね。「何してるの？」って聞くことは、まずないです。「どこに行くの？」って聞くこともないですね。逆にまた、社員同士もそうなんですよ。

ある会社では、AとBというスタッフがいた時に、Aさんが何をしているか、実はBさんは、そばにいても知らなかったりするんですよね。ところが、私たちのような形では、AとBがこういう話をしているところに、Cが「あんな話をしているな。ちょっと割り込んでいい？」みたいなことが起こるんですよね。だから、会社の中の情報が「見える化」されるんです。

佐々木

共有化ですね。全てメールじゃ内緒話もないですし。

田澤

社内では、規定メッセンジャーの利用を許しているので、少しはあるかと思いますけれども、でも、うちの基本ルールは、どんなに電話でしゃべっても、どんなに口頭で「これを、こうしていいかな？」「いいよ」っていうのがあっても、必ずここに「さっき、口頭で話したことですけど、こうしてください」って書くっていうルールがあるんです。

「口頭で言った」と言っても、ここに書いていないことは、発生していないっていうルールを作ることによって、皆、後で言われるのが怖いから、書くんですよね。ですから言った、言わない、というトラブルが一切ないんですよ。