イー・ウーマン田澤由利さんメールでの仕事。意思疎通で困ったことがある？

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今週のテーマ

会議番号:1983

メールでの仕事。意思疎通で困ったことがある？

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【開催期間】
2006年09月18日より
2006年09月22日まで

円卓会議とは

このテーマの議長

田澤由利　ワイズスタッフ代表取締役

「これって、あるよね～」「そういえば、私もこういうことが……」みなさんからのメールの「困った」話を読……

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2日目までに届いている投稿から...

5W1Hなく、感情的に (CONCORO・海外・31歳)

入社間もない後輩が、面識のない他部門の管理職に対して、感情的なメールを出してしまい、他部門長の激怒をかったことがありました。実務は5W1Hを外さず書くべきで、チャットメールとは違う、という認識がなかったためと思います。仕事メールは“正式書簡”として、相手の立場を考慮し、緊張感を保つ注意が必要と思います。

多数の写真が送られてきて (やまちょこ・海外・パートナー有・37歳)

会社のHP作成の仕事中、他部門の同僚にHPに載せる写真を何枚か送ってくれるよう依頼。しかし、そのメールがいつまでも受信ができないので一体何枚送ったのか尋ねると、一度に数十枚も添付して送ったことが判明。結局、そのメールがサーバーで引っかかり、他のメールも一切受信できず、その日1日、メールが使えなくなってしまったことがあります。同じ社内同士のミスだったのでまだいいですが、これが社外とのやり取りであったら大変な迷惑だったと思います。

危うく大問題に (UNAUNA・東京・パートナー有・38歳)

他部門の事業部長がいる席で発表をした後、事業部長からメールで直接「○○したら良いのでは」とのアドバイス。「違うコンセプトだったので今までTRYしてなかったが、今後検討したい」と短いお礼を返信したつもりが、「コンセプト違いで拒否」と解釈され大問題になりかけました。第三者により、私の文章に問題が無く、「コンセプト違い」の文字しか見ていなかったことが証明されましたが、読み手次第で文章の解釈がまったく逆になることを知りました。

情報管理の意識が低いと (ファイブ)

取引先の方からのメールのあて先に、おそらく先方が取引のある会社すべての担当者の名前が入っていました。メールアドレスには会社名が入っている場合がほとんどなので、ライバル会社も入っているし……。PCに詳しくない方というのは知っていましたが、そのへんの意識がきちんとないと本当に怖いな、と思いました。

仕事という意識がカギに (みーちゃん☆・東京・パートナー有・34歳)

仕事をメールだけで進める場合、相手の表情が見えないぶん「簡潔、明快」を心掛けています。日本語特有の「含み」を持ったような文面や、優雅なごあいさつなどは別の機会にとっておいて（笑）、仕事では質問、返答とも、「共通の認識」を第一に意識することです。トラブルが起きたことは、これまでにありません。逆に、プライベートのメールの方が怖いです。言葉のニュアンスの違いが誤解を生み、友人と数回トラブルが起きました。

	やりとりの範疇が限定です (いんこいんこ・大阪・パートナー有・44歳)
会社からは経費節減のため、特急用件以外は、メールの活用を勧められています。今のところ、やりとりする用件も相手も限られているので、特に困ったことはないです。すでによい関係が築けている相手となら、もっと有効に活用していきたいところです。

3日目の円卓会議の議論は...

「メールでの意思疎通。簡潔・明瞭・心を添えて、一呼吸。」

「これって、あるよね～」「そういえば、私もこういうことが……」みなさんからのメールの「困った」話を読んでいると、思い当たることがたくさんありますね。

メールで「意思疎通」。難しいって、たくさんの人が思っているけど、ちょっとした心掛けで、「困った」状況を避けることができるかもしれませんね。

まず、CONCOROさんの投稿にあるように、「5W1H」が大切です。Why（何の目的で）、What（何を）、Who（誰が）、Where（どこで）、When（いつ）、How（どのように)、をきっちり伝えることができれば、勘違いでもめたり、不要なやりとりが発生して、時間を無駄にすることも少なくなります。

また、みーちゃん☆のおっしゃるような、「簡潔、明快」もポイント。伝えたいことをスリムに確実に文章にする。これが「意思疎通」の原則ですね。

とはいえ、事務的なメールだとそれはそれで寂しいもの。心のこもった、また、人間的なメッセージも忘れてはいけません。仕事の伝達部分の文章の後に、「本文とは別」であることを明確にしたメッセージを添えるのがいいですね。

　＃最近はこんな感じで、余談や近況のメッセージをいただく
　＃ことがよくあります。これって、けっこううれしいですね。

そして、一番大切なのは、「送信」ボタン前の一呼吸。受け取る側の気持ちになって、頭の中をサラにして、もう一度読んでみましょう。きっと、何か見つかります。誤字脱字、言い忘れ。あるいは、思いやりの一言かもしれません。

……さて、こりずに余談。

意思疎通ではなく、単なるメールのミスですが、私の場合「添付ファイル忘れ」の常習犯。どうしたものかと悩んだ結果、メールソフトの設定で、「添付」という文字を赤く表示するようにしました。本文に「添付します」と入力すると、いやおうなしに確認するようになり、ミスが減りましたよ。でも、友人は、もっとシンプル。「文章を書いているうちに忘れるから、書く前に添付する癖をつければいいのよ」って。人それぞれ、ですね！

さて、明日は、「メールで仕事をする」ことにもっと注目したいと思います。複数の仕事をメールでやりとりしていると、話の流れがわからなくなったり、cc先を間違えてしまったり、自分が何て返事したか忘れてしまったりすることはありませんか？　そんなとき、皆さんはどういう工夫をされていますか？　「仕事をすすめる」段階での困った話や実践しているコツを教えてくださいね。

田澤由利
ワイズスタッフ代表取締役


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