メールの硬さをとるためにも（aming・兵庫・32歳）

顔文字はプライベートでのみ使っています。とくに初仕事の方とのメールでは絶対使いません。その代わりの言葉はいくらでも選べると思っています。ただ、メールのやり取りに頼っているとコミュニケーションが硬くなりがち。顔文字使用派の方はこの硬さを緩和しようとされているのだと思います。

わたしの場合は、やはり直接会う、電話でお話しする、そこでのやり取りを大切にしています。それがあると、多少のメールの硬さは気にならなくなるのでは。初対面の方に仕事の件をメールで、ということ自体がありません。必ず電話でアポをとって、直接会ってお話させていただいています。そうでなければ、言葉の選びようもないなということに最近気付きました。言葉選びも、正しく用件が伝わることは当然ながら、先方が気持ちよく読んでくださることにも心を砕きたいと常に思っています。

入社時にマナーを教育を（やまにゃん・東京・パートナー有・31歳）

最近の20代の人は男女問わず、社内のメールなら内容がビジネスのことでも平気で顔文字を使ってきます。本文中の言葉遣いも友だち風。件名も本文と全然関係ない言葉をウケ狙いで入れてくる始末。それが打ち解けている証明だと思っているのかも。

せめて忙しい人が発見しやすいように、件名は用件を要約したもの、本文はできるだけ短く、箇条書きを使用するなど、入社時に（新卒でも中途でも）きちんとマナーを教育したほうがいいと思います。

相手によって書き分ける（Petite・NY・パートナー有・31歳）

取引先や上司に対するメールは結論から先に述べ、その後簡潔に必要最小限の説明を短文で羅列。詳細が必要な場合は添付資料にて補足するようにしています。部下に対するメールは、依頼する仕事の内容を時系列順に箇条書き。続き、その仕事の全体像と目標とするレベルを必ず添えるようにしています。そして「ありがとう」という言葉を必ず最後に。

仕事用ではどんなに親しくても絶対に顔文字は使用しません。基本は英文レターの書き方で、何事もレターサイズ1枚分以内の分量で言いたいことを伝えるため、語彙選びに気を付けています。ただ、送信先の誕生日（もしくは結婚記念日）だったり、クリスマスなどのイベントが控えていたりする時は、ちょっとしたお祝いの言葉などを付け足し、「やわらかさ」をメールに与えることも忘れないようにしています。

唐突な印象を与えがちだから（Hat・東京・パートナー有・40歳）

込み入った件は、あらかじめ電話で概要を伝えたうえでメールにて詳細を送ることにしています。メールは一方的で相手の状況を推し量ることもせずに唐突な印象を与えがちですので、あらかじめ安心させることがスムーズな遂行につながりますね。

また、メールは転送されることが予想されるので、仕事上の批判や愚痴はけっしてメールには書かないようにしています。外資系のため英語メールも多いのですが、努めて簡潔にまた丁寧に書くようにします。意外にも英語の書き方でぶっきらぼうな印象や、辛らつな印象を与えることもあるので、そのあたりを注意して卒のないメールを心掛けています。

番号を打ち、箇条書きにする（miyaco・兵庫・パートナー有・29歳）

用件が複数にわたるときは、明確に番号を打ち、箇条書きにすること。メールはさっと流し読みする人が大半で、単なる改行ぐらいだとすべての用件がきちんと伝わらないことが多いように思います。番号を打つことで、「このメールに用件は何個あるな」と一目瞭然にするよう心掛けています。理想的には1用件1メールなのでしょうが、そんな面倒なこともやってられないし。

目を通していただいたことへのお礼を添えて（キャメ・静岡・パートナー無・35歳）

最初に名乗ること、読みやすいように改行すること、返信待ちの場合は、余裕を持った期限を明記すること、目を通していただいたことへのお礼と、最後に社名・住所・電話番号・eメールアドレスを署名で必ず入れるように心掛けています。

敬称付きの宛先表示にして送信（あるばーと・神奈川・パートナー有・37歳）

電話と違って、受け手の時間を拘束しないメールは、とても便利なツールと考えています。同時配信ではあまり考えなくてもいいのですが、個人に送る場合は注意することにしています。

TPOでしょうが、まずは丁寧に書くことを心掛けています。それと「返信」ボタンを押した宛名でそのまま送らず、宛名は敬称付きの宛先表示にしてから送信するようにしています。送った人から自分の登録表示のまま返信されてくるのは、あまりいい気がしませんから。これはビジネスであろうがプライベートであろうが共通のことかもしれません。

タイトルに目立つ言葉を入れて（Hanapi・東京・20代）

締め切りがあるものや回答が必要なメールの場合、タイトルには用件だけでなく、【○日まで！】とか【要回答】など目立つ言葉を入れています（タイトルがあいまいで開けてみないと内容がわからないメールは、いくら重要でも、いつのまにか忘れられてしまうので）。

文章は、目的と相手に何を求めているかを冒頭に簡潔に書くことにしています。長文になる場合は、行間をあけるなどして、読みやすい形態を作るよう心掛けています。また、長さは、スクロールをしないで済むくらいまでにとどめます（長文で最後まで読まないと用件がわからないものは、うっとうしいので）。書き終えたら一度読み直し、重複や無駄をどんどん省いていけば、結構簡潔なメールが書けるものです。

ナンバーをふって分けてメール（ルネ・大阪・パートナー有・35歳）

メールの場合は、英文形式で記述するようにしてます。タイトルは、すぐにどんな目的のメールかわかるタイトルにします。文面は、誰に対してかを明確にし、必ず相手の名前を入れて（●●さまなど）簡単なあいさつ文を書いてから、具体的な内容と目的と結果を記述します。

返信の場合は、内容を下に残すようにしています。内容が多岐にわたる場合は、ナンバーをふって分けてメールします。添付は基本的には圧縮します。相手に失礼のない程度のボリュームとします。基本的にはメールでほぼ仕事の伝達が終わることが多いですが、リアルタイムの処理が発生した場合に関しては、電話を利用するようにしています。

文章中、否定形の言葉は使用しない（eco・30代）

メールのヘッダだけでなく、送り先のアドレスにも封書同様に敬称をつけています（アドレス帳に敬称付けで登録）。用件は段落ごとに手短にまとめ、次の段落内容との間に行間をあけて見やすくわかりやすく。また、スムーズにやり取りするために、その案件の進行期間中の自分の不在予定なども書き添えます。

さらに署名には、ただし書きとして急ぎの場合の連絡先を必ず記載。それから、前向きで気持ちよくお互いにやりとりできるよう、文章中、否定形の言葉は使用しません。仕事でもプライベートでも同様に、こんなことを心掛けてメールしています。

会議の下準備にメールを利用（MIYAさん・東京・パートナー有・30歳）

まず、題名に気を使います。送られる全員が題名ですぐに内容が判断できるような言葉を選びます。あと、本文では、言い回し、言葉の区切り方にはとくに注意します。あまり口語になっては失礼になりますが、適度な範囲で口語体で文章を書くと、相手に内容もニュアンスも伝わるようです。なぜか男性より女性あてのほうが気は使いますね。

あと、文末は、堅苦しくならない程度に柔らかい印象にまとめます。もちろん内容はガッチリ、こちらの意見や言い分をきちんと伝えるためです。角がたつと次に差し障るので、内容によってはメールだけでなく、電話も併用して効果をあげるように工夫します。

また、会議で無駄な時間を費やさないように、ある程度メールで議題となる部分をお互いにやりあっておいて、会議で会った時には、それを煮詰めて必ず結果を出す、という方法にメールは大変役だっています。そのために、受信トレイにたくさんフォルダを作って、内容ごとに分類しています。

件名の先頭に記号を付けてメール（K-CRAFT・東京・パートナー有・40歳）

いつの間にか社内の回覧も仕事の依頼もメールでのやり取りが主流になってしまいました。でも、便利さゆえ、自分に関係ないものから、どうでもいい内容の連絡までもメールで送られてきます。自分の送った至急対応してほしいメールや、重要な添付書類があるメールも、そんな煩雑としたメールの中に埋もれているかもしれないと思うとゾッとします。

その対策として、わたしは件名の先頭に記号を付けて仕分けしてメールを送付しています。至急対応が必要なものは「◎」、連絡事項のみのものは「○」、添付書類がある場合は「■」、添付書類にて返信必要なものは「◆」、重要事項の連絡がある場合は「※」を付けます（ex.◆来月諸経費予算の提出の件、○部署別コピー用紙使用率報告）。数種類ですから相手も記号の意味を知りやすく、メールリストの中に埋もれていても記号で探しやすいためか、対応・反応が若干早い気がします。よろしければお試しを……。